SMART WORKING. Un nuovo modello organizzativo.

Febbraio 10, 2021
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SMART WORKING. UN NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO.

Lo Smart Working è un modello di lavoro che le aziende si sono trovate ad implementare a causa dello stato di emergenza aperto dall’insorgere della pandemia da COVID-19.

Un ampio numero di aziende si sono trovate improvvisamente nella necessità di consentire ai propri dipendenti e collaboratori di lavorare dalle proprie abitazioni. In fondo, basta un computer e una connessione internet e si è in grado di lavorare.

Ma è proprio così? Lavorare da casa, da remoto, è davvero lavorare in Smart Working? Lo Smart Working è qualcosa che bisogna subire o qualcosa che si può pianificare con cognizione di causa?

Visto che l’adozione del modello è stata improvvisa, dubbi, perplessità, domande sono molte.

Tra le altre, scegliamo queste che seguono e cerchiamo di rispondere in modo esauriente:

  • quali sono le differenze tra Remote Working e Smart Working in termini di business
  • quali sono gli elementi che caratterizzano lo Smart Working
  • quali sono i vantaggi dell’adozione di una efficace metodologia di Smart Working

Lo Smart Working è una “filosofia manageriale”. È un nuovo modello organizzativo del lavoro che si fonda sulla flessibilità di orari e di spazi e soprattutto sulla condivisione degli obiettivi e che richiede un livello alto di responsabilizzazione.

Si parla quindi di una nuova cultura manageriale che intende riconoscere maggiore autonomia ai lavoratori in virtù di una più ampia responsabilizzazione sul raggiungimento degli obiettivi aziendali.

L’introduzione dello Smart Working inteso come modello innovativo di concepire l’organizzazione del lavoro non riguarda solo la flessibilità in termini di spazi e tempi di lavoro ma è uno strumento che apre grandi opportunità alle aziende in innovazione, efficienza e competitività perché il consentire un migliore bilanciamento tra vita personale e lavoro genera positività sul lato della motivazione e di conseguenza una migliore qualità delle performance.

DIFFERENZE TRA REMOTE WORKING E SMART WORKING

A volte si parla di Remote Working, altre volte si parla di Smart Working. È la stessa cosa? O sono due cose diverse? E se sono diverse, quali sono le differenze?

Nel Remote Working il lavoro si trasferisce al di fuori dell’azienda. Il lavoratore siede ad una postazione fissa esterna all’azienda, il lavoro viene svolto in orari prefissati seguendo le stesse modalità del lavoro in ufficio. Il lavoro necessita di un livello di digitalizzazione basso e di tecnologie già presenti.

Nello Smart Working, il lavoratore decide di volta in volta dove ubicare la propria postazione, l’orario di lavoro è flessibile, le modalità di lavoro sono diverse, i processi vanno ripensati ex–novo.  Il lavoro necessita di un livello di digitalizzazione avanzato e di tecnologie abilitanti. Inoltre, gli interessi legati alla vita professionale e privata del lavoratore si bilanciano. E ultimo ma non meno importante, cambia l’obiettivo del lavoro: dal fare ai risultati da ottenere.

SMART WORKING. NORMATIVA E DIFFUSIONE IN ITALIA

Lo Smart Working è stato regolamentato per la prima volta in Italia con la Legge n° 81 del 22 maggio 2017 (Legge sul Lavoro Agile) ed è inteso come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi.

Lo Smart Working è stato inserito nel Jobs Act come misura di miglioramento dell’efficienza delle aziende e la stessa norma disciplina anche la necessità di un accordo scritto tra le parti.

L’adozione dello Smart Working, attuabile da subito senza accordo preventivo è stato deliberato con il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n° 6, recante le misure urgenti per il Covid-19.

L’emergenza sanitaria ha quindi reso attuale il tema dello Smart Working, anche se la diffusione in Italia era già avviata.

Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano (report Ottobre 2019) in Italia questa è una pratica diffusa soprattutto nelle grandi aziende: nel 2019 il 58% di esse dichiara di aver già introdotto un progetto strutturato e il 5% prevede di introdurlo entro il 2020. Di contro, il fenomeno appare piuttosto ridotto tra le piccole-medie imprese.

GLI ASPETTI LEGALI E CONTRATTUALI DELLO SMART WORKING: DALLA DECRETAZIONE D’URGENZA AL “NEW NORMAL”

LA NORMATIVA ORDINARIA

Lo Smart Working (o lavoro agile) è una modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro con lo scopo di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro. (rif. Legge 81 del 22 maggio 2017)

Non configura una nuova tipologia contrattuale ma una modalità alternativa di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato nella quale la prestazione lavorativa subordinata “agile” è svincolata da un luogo fisico obbligatorio di svolgimento dell’attività, dal rispetto di un determinato orario di lavoro, dal controllo diretto da parte del datore di lavoro.

Per poter usufruire della modalità flessibile di svolgimento del rapporto di lavoro è necessario, a pena di nullità, tra le parti deve essere stipulato per iscritto un accordo che può essere a tempo determinato o indeterminato (ed è sempre modificabile per giustificato motivo).

L’accordo ha forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova e regola l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore

Nell’accordo sono individuati i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche ed organizzative per assicurare la disconessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche che sono garantite al lavoratore per effettuare il suo lavoro.

L’accordo regola l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa all’esterno nel rispetto del nuovo art. 4 L. 300/1970 e individua le condotte che danno luogo a sanzioni disciplinari.

LO SMART WORKING «SEMPLIFICATO». IL DECRETO «CURA ITALIA» (DL 18/2020, ART. 87):

La normativa emergenziale rende applicabile la modalità di lavoro agile disciplinata dagli artt. 18 -23 della legge 22 maggio 2017, n. 81 a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle su menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali e semplifica gli obblighi di informativa che possono essere assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro.

La norma si applica per tutta la fase di emergenza.

IL DIRITTO ALLO SMART WORKING

Il Decreto «Rilancio» (DL 34/2020, art. 90) ha introdotto un diritto a svolgere la prestazione lavorativa in Smart Working (sempre che ciò sia compatibile con le caratteristiche della prestazione) a favore di

  • genitori con figli minori di 14 anni, a condizione che nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa o che non vi sia genitore non lavoratore. Tale diritto è cessato con la riapertura della scuole (14.09.2020)
  • soggetti a forte rischio epidemiologico (es. lavoratori anziani o immunodepressi), per tutta la durata dello stato di emergenza.
  • genitore con un figlio minore di 14 anni in quarantena (rif. DL 111/2020)

IL PARERE DEI LAVORATORI

La ricerca “Smart Working: davvero la flessibilità̀ non basta” condotta dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano nell’Ottobre 2019, rivela:

  • soddisfazione nell’organizzazione del lavoro: 31% smart worker contro 19% altri
  • soddisfazione nelle relazioni tra colleghi: 31% smart worker contro 23% altri
  • soddisfazione nelle relazioni con i superiori: 25% contro il 19% altri

E la ricerca “Smart-Working: Work Flexibility Without Constraints” di Marta Angelici e Paola Profeta Working Paper No. 137 del Feb. 2020, rivela:

  • aumento del 4.5% del rispetto delle deadline
  • aumento dell’8% della concentrazione:

I TEMI ANCORA APERTI

In assenza di normativa organica, le sfide per le imprese sono molteplici e possono essere riassunte in:

  • gestire il rendimento (presenza ≠ impegno; lavorare per obiettivi)
  • promuovere l’alternanza (Smart Working ≠ home working)
  • ribadire la centralità dell’ufficio (Smart Working ≠ isolamento)
  • salvaguardare la privacy
  • gestire i tempi di lavoro (assicurare il diritto alla disconnessione)
  • rivedere le disposizioni dei contratti collettivi (permessi? premi?)

SMART WORKING SOSTENIBILE

Un progetto di Smart Working sostenibile deve concentrarsi su un modello organizzativo manageriale che abbia al suo centro i risultati, la condivisione degli obiettivi, un rapporto basato su fiducia e non su controllo, l’automazione di attività a scarso valore aggiunto, la promozione di una cultura ‘autoimprenditoriale’.

Un modello che preveda l’adozione di tecnologie abilitanti attraverso progetti di trasformazione digitale con una corretta integrazione tra sistemi, accesso alle informazioni, sicurezza, ecc., ma che preveda anche l’inserimento di competenze digitali.

Deve inoltre prevedere un ripensamento degli spazi aziendali in cui l’ufficio non sia un ‘luogo nel quale scambiare informazioni ma sia ‘momento’ per condividere idee.  E deve prevedere fattori di risparmio o ottimizzazione dei costi.

Elemento fondamentale del nuovo modello organizzativo resta comunque la reingegnerizzazione dei processi le cui parole chiave sono: ‘semplificazione’ ‘chiarezza di ruoli’ ‘misurabilità’ ‘formazione’.

La reingegnerizzazione dei processi deve necessariamente partire dall’analisi della situazione attuale in modo da mappare i processi esistenti, incluse le procedure implicite, e chiarire criteri e logiche delle decisioni.

Va quindi definito lo stato desiderato nel quale il flusso di lavoro è ripensato con l’eliminazione di tutti gli ostacoli, le procedure sono semplificate e i colli di bottiglia eliminati per superare rallentamenti e interruzioni e velocizzare l’andamento delle attività.

5 BUONI MOTIVI PER ADOTTARE UN MODELLO DI SMART WORKING

Lo Smart Working è considerato un’opportunità soprattutto per i lavoratori che ottengono una maggior autonomia nell’organizzazione della propria vita professionale e personale.

Ma imprenditori e manager si stanno interessando a questa nuova impostazione del lavoro.

Il perché è racchiuso nelle 5 motivazioni che seguono:

STRATEGIA AZIENDALE

Una strategia aziendale di medio lungo termine deve tener conto dei nuovi trend e delle richieste del mercato.

Organizzarsi in modo flessibile significa anche poter innovare i propri modelli di business e quindi:

  • mantenere un valore distintivo nei confronti dei competitor e acquisire competitività anche a livello internazionale;
  • investire in innovazione, cosa che comporta diffusione di competenze e familiarità nelle tecnologie digitali presso le risorse aziendali. Tali competenze diventeranno sempre più fondamentali per le aziende in un contesto globale sempre maggiormente digitalizzato;
  • ragionare in ottica di garantire continuità di servizio ai propri stakeholder;
  • considerare l’occasione come misura di miglioramento dell’efficienza delle aziende sfruttando a pieno le opportunità della tecnologia.

VALORE DEL BRAND

Lo Smart Working, se ben organizzato e comunicato, esibisce un’immagine di azienda:

  • ad alto valore innovativo
  • attenta ai temi della sostenibilità economica (azienda), sociale (lavoratore) e ambientale (meno trasporti, consumi)
  • a elevato appeal nei confronti dei talenti, senza confini territoriali

MIGLIORE GESTIONE DEI COSTI

Lo Smart Working consente un reindirizzamento degli investimenti in tecnologia e un ripensamento dei propri spazi aziendali che diventano meno vincolati alle dimensioni dell’organico. Questo aspetto, a sua volta, porta un risparmio in termini di costi fissi per ampliamento sedi, apertura unità locali, affitti, raffrescamento e riscaldamento.

MODELLO ORGANIZZATIVO INNOVATIVO

Lo Smart Working favorisce l’introduzione di un’ottica manageriale del lavoro focalizzato sul risultato da ottenere (qualitativo) e non sul numero di ore trascorse in ufficio (quantitativo), consentendo l’aumento della produttività delle risorse, l’introduzione di una cultura organizzativa basata su fiducia, responsabilizzazione e benessere dei collaboratori, l’introduzione di una cultura aziendale focalizzata sui risultati, il miglioramento della condivisione di informazioni e del coordinamento

RISORSE UMANE

Se è possibile parlare di aumento della produttività delle risorse, è perché i collaboratori sono maggiormente incentivati da un migliore bilanciamento tra il tempo dedicato all’attività lavorativa e quello dedicato alla vita privata (work-life balance), l’adozione di logiche motivazionali che incrementano la soddisfazione.

QUALI STEP PER AVVIARE UN PROGETTO DI SMART WORKING

Il passaggio culturale può avvenire se è stato preparato con adeguate iniziative di progettazione, formazione e supporto delle persone.

Si tratta di avviare un percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro.

Le aziende devono decidere una strategia e individuare l’obiettivo. Esempi possono essere: avviare il progetto solo per una parte dei dipendenti, portare tutta l’organizzazione aziendale ad aderire al nuovo modello, scegliere lo Smart Working come fattore di competizione, scegliere lo Smart Working come strumento per abbassare i costi e reinvestire (es. in tecnologia innovativa).

Definito l’obiettivo, il management dovrà intervenire su 4 livelli: 1. aspetti organizzativi: ripensamento dei processi aziendali, 2. aspetti legali e policy organizzative, 3. aspetti tecnologici per mantenere un adeguato livello di sicurezza delle informazioni e garantire la business continuity, 4. comportamenti e stili di leadership focalizzati non sul controllo ma sulla promozione dell’autonomia e sulla condivisione degli obiettivi.

Importante poi, è la valutazione delle competenze e la misurazione delle performance che nella prassi vengono misurate su 3 livelli: gli obiettivi da raggiungere; le competenze tecniche proprie di una funzione organizzativa; i comportamenti attesi.

Nella maggior parte dei casi gli obiettivi non subiscono variazioni tra una modalità organizzativa tradizionale e quella in Smart Working. Di contro, le competenze tecniche e comportamentali richieste in presenza o da remoto possono variare di molto.

Per questa ragione la misurazione delle performance andrà ripensata in funzione di un contesto lavorativo completamente nuovo in modo da essere un reale punto di riferimento.

Si distinguono 3 macro aree di misurazione all’interno di un piano di performance management:

  • target da raggiungere, definiti come obiettivi;
  • le competenze tecnicherispetto a un ruolo organizzativo;
  • comportamenti attesi(che possono essere associati ad un ruolo specifico o indipendenti).

La misurazione della performance diventa ancora più complicata se parliamo dello scostamento dei comportamenti attesi rispetto ai ruoli. Infatti, il modo di interagire – sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione – è chiamato a un cambiamento radicale.

Se nella quotidianità lavorativa siamo disposti ad accettare una bassa socialità da parte di alcuni profili, in una realtà di smart working questo tipo di comportamento non solo va ridefinito, ma probabilmente non può più essere accettato, tanto meno misurato.

SMART WORKING. LE SOLUZIONI DI TIFQ

IL PERIMETRO DELL’INTERVENTO

È modulato in relazione alle strategie dell’azienda e agli obiettivi che ne scaturiscono:

  • Innovazione e Digitalizzazione
  • Ottimizzazione degli spazi
  • Miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi
  • Benessere dei lavoratori
  • Attraction – Retection
  • Brand e Reputation
  • Gestione delle emergenze

Il perimetro dell’intervento determina le aree di intervento

  • Organizzazione (Gestione per processi, PD, MBO)
  • Processi (Operabilità, interazione, controllo)
  • Persone (Competenze, motivazione, consapevolezza)
  • Tecnologie (Tecnologie abilitanti, dotazioni persone, security, safety)
  • Compliance (Leggi, regolamenti, contratti nazionali e accordi aziendali)

TIFQ E IL PROGETTO ‘SMART WORKING’ 

IL MODELLO DI RIFERIMENTO

Non risulta disponibile uno standard ufficiale di riferimento relativo agli aspetti organizzativi e tecnologici

L’assessment e le attività successive vengono condotti valutando risorse, organizzazione, processi e tecnologie con riferimento ad un modello messo a punto considerando: benchmark e best practice derivati della letteratura di riferimento e esperienze maturate su progetti analoghi.

Per agli aspetti legali fanno testo gli obblighi definiti dalle leggi, dai contratti nazionali e integrativi e dagli eventuali accordi sottoscritti in azienda (integrativi o accordi specifici)

GLI INTERVENTI DI TIFQ PER UNO SMART WORKING EFFICACE

L’ASSESSMENT

  • Analisi del Contesto
    • Organizzazione
    • Processi
    • Persone
    • Tecnologie
    • Safety & Security
    • Compliance
    • Minacce e Opportunità
  • Risk Assessment
    • Analisi e ponderazione dei rischi
    • Individuazione delle priorità
  • Definizione degli obiettivi
    • Strength & Weakness
    • Aree prioritarie di intervento
    • Obiettivi da perseguire
    • Tempistiche

LO SVILUPPO DELLE ATTIVITÀ

  • Planning
    • Obiettivi
    • Attività
    • Risorse
    • Responsabilità
    • Timing
  • Indicatori
    • Implementazione
    • Sviluppo attività
    • Monitoraggio indicatori
  • Formazione
    • Soft Skills
    • Organizzazione
    • Processi
    • Tecnologie
    • Safety
    • Security

IL FOLLOW UP E IL MIGLIORAMENTO

  • Verifica indicatori
    • Efficacia
    • Efficienza
    • Risposta al cambiamento
  • Modifiche e follow up
    • Azioni Correttive
    • Pianificazione
    • Implementazione
    • Verifica dell’efficacia
  • Miglioramento continuo
    • Variazioni del contesto
    • Generazione di nuove opportunità

L’IMPORTANZA DELLA FORMAZIONE

La formazione ha un ruolo di primaria importanza nello sviluppo di un progetto di Smart Working con lo scopo di orientare e coinvolgere le persone nello sviluppo delle attività, favorire lo sviluppo delle competenze tecniche, digitali e comportamentali

Nel corso del progetto è opportuno svolgere interventi formativi a tutti i livelli organizzativi, in aula (fisica o virtuale) o attraverso l’apprendimento attivo (affiancamenti, anche in questo caso fisici o virtuali)

Sede
SOLUZIONI E SUPPORTO TECNICO PER LA CRESCITA DEL VALORE IMPRENDITORIALE DELLE IMPRESE.

Capitale Sociale € 10.000,00 interamente versato – C.F./P.IVA e Iscriz. Reg. Imprese n. 04725630968 – R.E.A. n. MI-1767708

Società soggetta all’attività di direzione e coordinamento di ICIM GROUP.